１．個人情報の利用目的
当組合は、個人情報について、その利用目的を特定するとともに、利用目的の達成に必要な範囲内で取り扱います。また、当組合は、違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがある方法により個人情報を利用いたしません。当組合における個人情報の利用目的は、以下のとおりです。
- 共済契約のお引き受け、ご継続・維持管理、共済金等のお支払い
- 代理店等を含む共済制度・サービスのご案内・提供、ご契約の維持管理
- 当組合業務に関する情報提供・運営管理、制度・サービスの充実
- その他共済に関連・付随する業務
特に、次の情報については、法令に定める利用目的に限定して取り扱います。
⚫︎ 特定個人情報 ※
- 共済取引に関する支払調書作成事務
- その他法令等に定める個人番号関係事務等
- 特定個人情報とは、個人番号（通称「マイナンバー」）をその内容に含む個人情報をいいます。
⚫︎ 要配慮個人情報 ※
共済業の適切な業務運営を確保する必要性から、業務遂行上必要な範囲内で、各種共済契約の引受け、継続・維持管理、共済金等の支払い、共済制度の開発等の目的のために取得・利用いたします。
- ここでは、保険医療等の特別の非公開情報（お客様の健康状態・傷病歴等に関する情報等）を指します。
２．取得させていただく情報の種類
共済契約の締結等に必要な情報として、お客さまのお名前・住所・生年月日・性別・健康状態等をご提供いただいており、当組合が提供する各種サービスに関連し、必要な情報のご提供をお願いする場合があります。また、お手続きの内容により、特定個人情報等をご提供いただく場合があります。
３．個人情報の取得方法
当組合は、前項で特定した利用目的の達成に必要な範囲内で、適法かつ適正な手段により個人情報を取得いたします。取得方法の詳細は以下のとおりです。
- 共済契約締結時にご提出いただく、申込書、告知書その他ご契約の締結に必要な書類
- 共済金等の請求時にご提出いただく、請求書、その他お支払い手続きに必要な書類
- 名義変更等のお申し出の際にご提出いただく、請求書、その他ご契約の維持管理の手続きに必要な書類
- 共済制度・サービスおよび当組合業務に関する情報提供等のために、ご記入いただいたアンケート等
４．個人情報の安全管理措置
当組合は、共済業を営む上で保健医療に関する情報や個人番号を取得及び利用することを十分に認識し、取り扱う個人情報の漏えい、滅失又はき損等を防止するため、適切な安全管理措置を講じます。また、従業者や委託先について、適切に監督いたします。具体的には、以下のとおり、保有個人データの安全管理措置を講じております。
【基本方針の策定】
保有個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問及び苦情処理の窓口」等についての基本方針を策定しております。
【組織的安全管理措置】
保有個人データの取扱いに関する責任者を設置し、法や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しております。
保有個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、内部監査による検査を実施しております。
【人的安全管理措置】
保有個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しております。
保有個人データについての秘密保持に関する事項を就業規則等に記載した上、定期的に周知・教育しております。
【物理的安全管理措置】
保有個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施しております。
保有個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を実施しております。
【技術的安全管理措置】
アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しております。
保有個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しております。
【外的環境の把握】
外国にある第三者への個人データの提供は行いません。
【従業者の監督】
保有個人データを取り扱う従業者に対し、秘密保持に関する事項を就業規則に定め、教育、研修等を施すほか、個人データの取扱状況に関する点検・監査を実施する等、安全管理措置が遵守されるよう、必要かつ適切な監督を行っております。
【委託先の監督】
保有個人データの取扱いの全部または一部を外部に委託する場合は、委託先に対し、当組合が講ずべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう契約を締結し、定期的なモニタリングを行う等、適切な監督を行っております。
５．個人情報の外部への提供
当組合は、法令で定める場合を除き、あらかじめご本人の同意を得ることなく、個人情報を第三者へ提供することはいたしません。
また、当組合は、お客さまの個人情報を共同利用させていただく場合には、法令で定める必要事項をあらかじめご通知、又は公表させていただいた上で実施いたします。
なお、特定個人情報については、法令で定める場合を除き、第三者へ提供することはいたしません。
６．開示請求等の手続
当組合は、法令で定める保有個人データに関する利用目的の通知、開示、訂正若しくは利用停止等のご請求又は第三者提供記録の開示のご請求があった場合には、誠実な対応に努めます。
７．改訂について
当組合では、個人情報の保護を適切に行うために、また個人情報保護法その他の関係法令等の変更に対応するために、必要に応じて本基本方針を適宜改訂することがあります。本基本方針を改訂した場合、速やかに当組合のホームページ等に掲載するなどの方法により公表します。